Dani Pujol, consultor prevenda d’ Infoself Group especialista en solucions software ens explica la seva visió sobre les consultories prevenda o RFP (REQUEST FOR PROPOSAL)  No us ho perdeu!!

QUIN ERP COMPRO?

Cada vegada més ens trobem que els nostres clients ens demanen consell per adquirir els programes de gestió empresarial, especialment aquells que han intentat fer-ho pel seu compte. La mala elecció d’una solució a vegades es fa evident quan ja és massa tard. La correcta elecció del software amb el que gestionarem el nostre negoci és el punt més crític en tot el procés d’adquisició o canvi d’ERP.

Què són les consultories RFP?

Són jornades de consultoria que realitza un consultor especialitzat on analitza els circuits de compres, vendes, producció si l’hagués, els seus passos i procediments en profunditat i els documenta. Aquestes consultories es realitzen parcialment a les instal·lacions del client i parcialment a les nostres oficines a on documentem tota la informació recollida.

Quin és el seu objectiu?

L’objectiu d’aquesta consultoria, malgrat que molts empresaris creguin el contrari, és un estalvi significatiu en els costos humans dins de les empreses en l’elecció d’un aplicatiu. Disposar d’una documentació a lliurar als diferents fabricants de programari on expliquem la casuística, el funcionament i els processos crítics de l’empresa té un impacte molt positiu en les demostracions i pressupostos que els fabricants ens van a enviar ja que a l’haver de cenyir-se a l’ RFP enviat per l’empresa no poden ometre cap punt documentat.

A on està l’estalvi?

Suposem que volem canviar d’ERP i per realitzar aquest canvi truquem a quatre fabricants. Al mateix temps, impliquem als responsables dels departaments clau en la nostra empresa que podrien ser quatre: compres, vendes, comptabilitat i producció. Quatre fabricants vol dir que tindrem: quatre primeres visites, quatre demostracions de producte, quatre pressupostos que no s’assemblaran en res entre ells, desenes de trucades entre la demostració i la presentació de l’oferta per resoldre dubtes, correus electrònics. Després, quatre presentacions d’ofertes i molta pressió i trucades per al tancament de l’operació.

Tot aquest procés descrit, quantificant les hores aproximades suposa un total d’un mínim de quaranta (40) hores, si no més, dedicades a intentar triar el programa que més encaixi, o agradi, o sigui més modern o … I és que no hi ha d’haver un criteri únic i després de la tercera demo ningú recordarà la primera i la majoria de vegades, al final del procés estarem com el principi.

Cal tenir en compte que durant aquestes quaranta hores, el personal deixarà de treballar per poder atendre el projecte del canvi de sistema de gestió.

Si extarnalitzem aquest procés, tot i que serà un cost inicial, ens garanteix l’èxit de l’elecció al mateix temps que redueix moltíssim el temps d’implementació per part del fabricant, perquè, tot i que sigui a grans trets, el que l’implementa, coneixerà des del principi a què s’enfronta. També serà capaç de dimensionar la partida de serveis de forma més encertada. Sumant tots aquests factors, el resultat es un projecte amb els costos molt més controlats.

Com funciona?

Ara imaginem-nos que contractem 40 hores d’un consultor especialista en ERP per realitzar un RFP.

Aquest consultor farà una primera reunió de briefing amb tot l’equip i després passarà i estarà una o dues hores amb els responsables de cada departament. Prendrà decisions i demanarà informació sobre procediments habituals, crítics i excepcionals i els documentarà.

Una vegada realitzada la documentació, l’enviarà a cada un des responsables perquè revisi la seva part i doni el consentiment. Amb el consentiment que el RFP està bé, aquest consultor anirà al mercat a buscar com a mínim tres solucions que compleixin amb les especificacions i els hi enviarà el document perquè preparin demostració.

Els tres fabricants faran la demostració de producte partint de la mateixa informació i el seu interlocutor sempre serà el consultor, no el client.

Hem vist les tres demos i és hora de deixar-ne una. De les tres escollirem la que menys encaixi i la descartarem.

Als altres dos els convidarem a que ens enviïn la seva millor oferta i els convidarem a que ens donin referències per poder contrastar la seva eficiència i experiència. Les visites a les referències les fa el consultor amb el client, mai amb el fabricant.

Un altre punt important són les solucions mixtes. Podria ser que l’ERP que més encaixi amb les necessitats del client sigui “A” però “A” no disposa d’un mòdul “CRM” adequat. Si utilitzem la figura del consultor entre el fabricant i l’empresa, el més segur és que aquest consultor ens recomani que si ens decidim per “A” haurà de ser amb el CRM de “X” i integrar-lo. Aquest tipus de solucions no les solen oferir els fabricants i solen ometre els seus punts dèbils per poder tancar les operacions el més aviat possible.

El client ara té totes les eines per poder decidir quin dels dos finalistes realitzarà el projecte.

Conclusions

En resum, es tracta de fer un exercici de mirar cap a dins, analitzar els processos i procediments de l’empresa i documentar-los. Farem que totes les demostracions de producte i ofertes siguin homogènies. Contrastem l’experiència del fabricant, visitant o trucant als seus clients i decidirem tenint tota la informació possible a les nostres mans.

• Fer un RFP no és un cost afegit, és un estalvi a futur.
• Fer un RFP garanteix comparar proveïdors en igualtat de condicions.
• Fer un RFP permet explorar solució mixtes
• Fer un RFP fa el procés de selecció d’ERP molt més fàcil per a tothom.

Dani Pujol, Infoself Group